深圳市宏達威化工有限公司

發表時間:2019-06-10 00:00

深圳市宏達威化工有限公司 張玉文

OA 選型過程:

我公司于 2012 年在貴公司購買通達 OA 系統,最初上線使用并不理想,流程與系統使用還未健全,經過幾年的迭代,結合本公司使用要求,不僅是從界面優化,還有內在流程及功能的升級,OA 系統整體有了質的提升。


對于通達 OA 當前的應用情況:

    本公司使用 OA 系統產品已有五年之久,先后啟用了:工作流、個人事務、行政公、知識管理、CRM 系統和應用自建平臺等模塊。并且根據公司的流程需求,對工作流、應用自建平臺也做了相應二次開發,五年之間公司從最早 20 人使用至現在 120 人使用,OA 手機端實現了所有用戶上線使用的,也融合到了企業微信工作臺中,完全實現了移動辦公的最終目的。


對通達 OA 的功能體驗心得:

    第一個使用到的功能就是工作流,下面以“樣品需求單”為例,講述一下我們對工作流程的使用心得,樣品需求在本公司是非常重要的一個環節。

表單:

流程圖

第一張圖:樣品需求單表單內容,完全取代了傳統意義上的紙質需求單,而且更加清楚記錄了申請人信息,客戶信息,案子信息以及清洗工藝信息等等,以準確信息反饋給開發,從而提升了開發人員的效率。以上字段均可以在工作查詢中根據具體條件,精準的查詢到想要查詢的信息匯總。

第二張圖:樣品需求單流程圖,標識流程申請步驟的走向,傳統紙質需求單,提出樣品需求時需要攜帶紙質申請單找領導簽字,假如領導外出辦事,則會出現申請延誤的情況,而工作流程完全解決了面簽不到的問題,而且每一步驟都有任務提醒功能,避免了信息接收的一樓。流程每一步驟都可設置條件,用戶可以根據自己不同需要,設置相應的條件,從而達到想要的流程效果。此流程中還用到了保密字段,對于某一階段的人員可視字段進行屏蔽,實現了表單數據的保密性。另外,此流程還運用到了父子流程的鏈接,當案子需要開發的時候,即轉到子流程完成相應的開發驗證,當子流程完成驗證后,及時反饋給父流程,得到結果。重點是利用父子流程的無縫鏈接,對我司的銷售、技術售后到實驗室研發有了質量與細節上的對接。

第二功能是:公共文件柜的使用,保障了重要資料的存儲與共享,對于我司目前情況,全國各地有多處辦事處及分公司,通過文件柜的形式共享資料,即做到了重要資料的存儲和隱私,又做到了快速共享和使用。

第三個功能:應用自建平臺,也是系統使用的重要的環節之一。用戶可以根據實際的需要,設計出適合自己的報表,從而滿足工作的需求。

如下圖采購訂單為例:

流程:倉庫提需求-生產主管審批-采購詢價-領導審批-采購下單-倉庫收貨-質檢檢測-倉庫入庫-會計核對數據流程圖如下圖:

表單:


首先倉庫提出原料購買申請,通過填寫采購訂單,品名,數量,規格,型號,當前庫存數,提交購買需求,經過生產主管或廠長的審批通過,流程到達采購部,采購人員根據當前庫存數,尋找對應的供應商,


此時填寫采購詢價單,通過詢價,選擇多家供應商進行比價,最終由采購部領導進行簽名通過(此步驟采購訂單獲取詢價單數據,進行確認篩選)

入庫后由成本會計核對數據。  

當貨品入庫后,采購人員填寫原料付款申請單,付款單的數據通過獲取采購訂單的數量,單價,金額等等。進行自動核算應付貨款金額,進行流程申請,

流程:采購人員發起主管審批-會計核對數據-財務經理審批-總經理審批-出納付款-成本會計記賬-出納對賬流程圖:

表單如下圖所示:

總結:應用自建平臺完全實現了在工作流中無法實現的功能,彌補了工作流以流程單一為主的缺陷,更重要的是從數據獲取、公式計算,條件設置、數據統計等等方面,體現了應用自建平臺的強大。唯一美中不足的是穩定性不強,若系統后期可以根據需要進行優化升級,保持穩定性與速度性,就堪稱完美。


四、 工作流程

貨物委托運輸流程

流程功能:規范單位貨品運輸,實現跨省市交貨,請貨運公司承運;

流程流轉說明:倉儲人員提出申請,經采購部通知承運方,主管審批,然后到發貨人發貨填

寫明細表,最后到收貨人收貨;

使用范圍:采購部、倉儲部;

表單:

流程圖:

流程圖說明:

1之后的所有步驟都有回退到這前步驟的功能;

2、采購部根據發貨信息及貨物基本情況,預選聯系承運方,轉交給主管審批;流程方向:3

3、、主管審批并確認貨運商,流程方向:4

4、、發貨人發貨并填寫明細,流程方向:5

5、、收貨人收貨,并做速達3000系統,做收貨入庫,流程方向:6

6步驟為申請人接收,并結束流程。

貨物委托運輸報銷費用

流程功能

為規范異地貨物委托送貨產生的費用管理,以確保在公司車輛無空閑時,方可外請車輛承運,

并產生費用。

流程流轉說明:

由申請人發起——部門主管確認——財務會計核對單據——總經理審批——出納付款——出納授權付款——回寄錄入速達3000入賬——出納核對速達3000賬目;

使用范圍:采購部,財務部,總經辦

表單

流程圖

流程圖說明:  

a.1 之后的所有步驟都有回退到這前步驟的功能,然后轉入 2 主管確認;

b.主管確認數據無誤后,轉交 3;

c.會計核對貨運單據,如申請單,發票,合同,如果有誤退回 1,重新提供,如果無誤,轉交 4

d.財務經理審批,流程方向:5  

e.總經理審批費用,流程方向:6

f.出納付款,流程方向 7

h.出納付款確認授權,流程方向:8

i.會計錄入速達 3000 入賬,流程方向:9

g.出納核對錄入速達 3000 數據是否有誤,如有誤,則退回 8,。如無誤,則結束流程。


報表組件

深圳市宏達威化工有限公司銷售收款管理系統

1. 成品銷售流程概述

“成品銷售流程”是公司正常交易的重要環節之一,每一個環節能直接影響到銷售的數據報表的準確定,擁有這套管理系統可以精準的統計出銷售的數據。

本月發貨多少、開票多少、收款多少、這些情況,財務部和老板都可以通過匯總表來查詢到詳細的情況。

基于通過通達BI報表開發的“成品銷售流程”,將完美解決以上問題,成為您“實施項目”的利器。

2.項目統計示意圖

描述:①發起發貨通知單,基礎數據均為手工錄入,客服人員通過發貨通知單轉交流程給生產人員,準備發貨產品,客服進行核對數據;②銷售退貨發生在對方收貨之后,如果有,納入銷售對賬中。③客服人員發起銷售對賬單,銷售對賬單中明細表數據獲取發貨通知單數據,如果出現退貨,則一并核算。④如果貨品銷售不從銷售對賬單中獲取;⑤如果貨品銷售開具發票,則銷售收款登記表數據從開具發票申請表中獲取。⑥成品送貨匯總表匯總發貨通知單中數據。⑦收款查詢匯總表匯總銷售收款登記表中數據。

3. 各模塊圖及實現方式

3.1發貨通知單

通達BI報表實現解說:

此表通過提取系統申請日期、姓名、部門、流水號自動填入。本表為系統中最初始表格,明細表中需要手動填寫,發貨公司名稱為下拉菜單,主要為后面的表提供獲取數據。下面為定義數據表:

定義取數公式

提取系統數據,設置初始填報的取數公式。

3.2銷售對賬單

通達BI報表實現解說:

此報表通過提取系統信息、申請人、填表時間、流水號、業務員、對賬月份,自動填入,方便日后根據以上字段查詢和統計,定義明細表:

定義取數公式:提取系統數據,提取發貨通知單和退貨申請單數據及回寫公式。

提取明細表信息:

3.3開具發票申請單

通達BI報表實現解說:

此表通過自動獲取系統信息:填表人、填表時間、對賬單流水號、流水號、開票人、業務員下拉菜單選擇:客戶名稱、開票公司名稱;減少填寫著輸入規范了填寫單據內容,為日后提取數據統計。該表由填寫人發起,經過流程審批。基礎表如下:

定義取數公式,提取系統數據,提取銷售對賬單數據及回寫公式

3.4 銷售收款登記表

通達BI報表實現解說:

此表通過自動獲取系統信息:填表人、填表時間、填表是部門、職務、填表時間、流水號、業務員,下拉菜單:客戶名稱、收款公司、收款方式;減少填寫這的輸入,規范了填寫單據內容。為其他表單提取數據做統計,該表由申請人發起,經過流程審核。基礎表如下:

定義取數公式,提取系統數據,提取開具發票申請單和銷售對賬單數據及回寫公式。

3.5銷售退貨單

通達BI報表實現解說:

此表通過自動獲取系統信息:申請、申請部門、職位、申請日期信息、流水號;下拉菜單:退貨類型、收款方式、送貨單位名稱;減少填寫的輸入,貴方了填寫單據內容,為其他表單提取數據做統計。基礎表如下:

定義取數公式:提取系統數據,提取明細表數據及回寫公式

3.6成品送貨匯總表

通達BI報表實現解說:

   此表自動獲取系統信息,填表人;下拉篩選:業務員、客戶名稱、事業處、匯總時間、發貨公司名稱、發貨倉庫、收貨倉庫、廠區、結算方式、收貨人;減少填寫這的輸入,貴方了填寫單據內容,為其他表單提取數據做統計,該表提取了送貨通知單信息進行匯總,基礎表如下:主表、明細表、審批主表;

定義取數公式:

3.7收款查詢匯總表

通達BI報表實現解說:

此表通過下拉菜單篩選:客戶名稱、收款情況、收款賬戶、收款方式、開票日期起、止、收款日期起、止、收款公司名稱、發票號碼、收款賬號、收款人等條件來獲取銷售收款登記表中的信息,進行匯總。減少填寫者的輸入,該表還運用了驗證公式,避免申請人匯總的準確性,基礎表如下:

定義取數公式:設置提取查詢條件的公式,設置明細表取數銷售收款登記表的取數公式。

4.產生的作用

  通達BI報表系統制定出來的“銷售收款流程”,因是按需定制,保證了項目需求與系統功能完全一致;

  各項目統計表及數據表按需求設計表單內容,規范了填寫數據,隨時掌握整個項目實施信息;

  各流程表單之間的有效銜接,提高了單據的錄入速度,規避了填錯數據的風險;

各單據數據的適時統計、適時查詢,保證了各有效協作,及時的獲取了準確的數據;

業務單據在移動辦公設備上的真實展現,讓各領導實現了真正的移動辦公,管理效率、管理效益都得到了大幅度提升。


六、 二次開發

二次開發針對思泉軟件8CRM系統嵌入通達OA菜單列表中,實現了單點登錄功能,整合了兩套系統的無縫鏈接。如下圖所示:



七、 信息發布

公告通知由發起人通過行政辦公---公告通知管理發布公告后,用戶在未讀公告中查看,同時界面會彈出消息提醒,打開消息進入公告詳細頁面。對于沒有閱讀的通知,標題后會有個“NEW”的標示。提醒用戶讀取。此項功能大大提升了公司內部溝通的能力。解決了通知公告未讀,漏讀的問題。包含了:通知,通報,決定等等。

新聞模塊暫未啟用。



八、 知識管理

1.公共文件柜

公共文件柜是知識管理下的一個菜單,用于管理一定范圍內的用戶的共享資料。開放范圍根據管理者的設置針對部門和人員,也可以全體成員。文件查看方式可以分為:大綱視圖思維導圖、縮略圖視圖、列表視圖。查詢和全局搜索支持人員、標題、內容、附件、日期等等篩選條件。

此功能目前公司使用率較高,常用的行業參考文檔,學習資料,公司產品資料等等都已存入公共文件柜,通過設置權限進行共享,查看、編輯、下載及打印實現了資料共享的目的無論隨時隨地打開手機或電腦都可以最快速的查看到想要的資料信息,大大提升了工作效率。

2.網絡硬盤

網絡硬盤是存儲文件的重要功能之一,和文件柜最大的區別是OA服務器上擁有對應的物理存儲文件夾,文件夾的建立可以按照部門來分類,如果有需要共享的資料,則單獨建立一個公共區域或者使用公共文件柜來共享,權限設置按照部門的分類進行共享對應的資料。

文件通過網絡硬盤和公共文件柜的共享,解決了總公司與分公司及辦事處之間的資料互通,替代了郵件、QQ等發送文件的形式,郵箱雖可以時間保存,但需要考慮上傳速率和存儲空間的問題,傳輸不易保存文件記錄。使用文件柜和網絡硬盤保證了公司重要文件的安全性與及時性。


九、內部交流

1.工作日志

在實際工作中,工作日志起到了非常重要的作用,可以實現快速記錄工作進度,分享工作心得,領導也可根據日志檢索查看相應的員工日志,實時了解到員工的工作計劃與進度。

2.內部郵件

電子郵件結合了內部郵件和外部Internet郵件功能,既可以綁定外部的電子郵箱,又可以進行OA內部郵箱互通交流,達到了郵箱一體化。用戶可以根據全部郵件的選項切換,及時查看到來自與內部和外部的郵件。


十、 為企業帶來的管理效益

企業在運營的過程中,總會有大量的文案需要處理,復雜的工作流程需要安排,決策者總需要在成千上萬的信息中作出重要的決定,所以擁有一套智能化,信息化的移動辦公系統至關重要。對于員工,企業決策者,公司領導,系統維護人員來說,工作效率的提高是顯移動互聯時代的到來,進而加速了企業對移動辦公的需求,OA辦公系統正好迎合這一需求。

對于企業領導而言,OA 系統是具有決策性的支持系統,可以很方便通過管理系統查詢和監控員工的數據和記錄,對公司各個部門的任務完成進度情況、員工的考勤數據情況、公司的運營成本核算等,為領導作出正確決策提供依據和基礎數據。OA 系統最大的作用在于標準化和流程化,通過一個 OA 系統軟件,老板可以把整個公司幾百人甚至幾千人的團隊管理起來。

對于中層管理者而言,OA 辦公系統是信息管理系統,OA 系統強化管理層的監控管理,增強管理層對組織的控制力,及時有效的監控各個部門、人員的工作進度;實時、全面掌握各部門的工作辦理狀態,及時發現問題處理問題,從而降低了經營風險、低效辦公,把握業務進程,提高經營效率。

對于員工而言:OA 系統是工作處理系統,為辦公人員提供良好的辦公手段和環境,實現了工作流程自動化,普通員工在也不需要走傳統繁瑣的手工紙質審批流程,一切關于公司流程化的工作都定位在 OA 辦公自動化系統,讓系統自己來解決,使其準確、高效、愉快的工作。

對于系統管理者而言,需要前期做好一切流程化的規劃與設計,基礎數據的建立,部門用戶的導入,權限組的設置,后臺數據的管理與備份等等,以及后期系統的維護,都需要系統管理員分階段來完成。

文章分類: 化工冶金
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